SECRETARIA

Gestión de oficina y administración:

Atención telefónica y recepción de visitas: Contestar llamadas, tomar mensajes, recibir y atender a clientes o proveedores.
Gestión de correspondencia: Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia física y electrónica.
Redacción y transcripción de documentos: Elaborar cartas, informes, actas de reuniones, etc., así como transcribir grabaciones o dictados.
Organización de reuniones y eventos: Programar reuniones, reservar salas, preparar material de apoyo y coordinar la logística.
Gestión de archivo y documentación: Organizar y mantener el archivo físico y digital de la empresa, asegurando el acceso a la información de manera eficiente.
Control de inventario y suministros de oficina: Supervisar el stock de materiales de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
Soporte administrativo y ejecutivo:

Gestión de agenda: Organizar y mantener la agenda del gerente o ejecutivo, programar citas y reuniones, y recordar compromisos importantes.
Preparación de viajes: Reservar vuelos, hoteles, transporte y gestionar itinerarios de viaje.
Elaboración de informes y presentaciones: Recopilar información, crear presentaciones y elaborar informes para el gerente o ejecutivo.
Manejo de información confidencial: Tratar con información sensible de manera discreta y responsable.
Otras tareas:

Gestión de facturación y pagos: Emitir facturas, realizar seguimiento de pagos y gestionar cobros.
Atención al cliente: Responder consultas y brindar soporte a clientes internos y externos.
Coordinación con otros departamentos: Trabajar en equipo con otras áreas de la empresa para asegurar el flujo de información y la eficiencia de los procesos.
Habilidades clave de una secretaria:

Organización y planificación: Capacidad para gestionar múltiples tareas, establecer prioridades y cumplir plazos.
Comunicación efectiva: Habilidades de comunicación oral y escrita, tanto en español como en inglés u otros idiomas relevantes.
Manejo de herramientas informáticas: Dominio de software de ofimática (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones), correo electrónico y otras herramientas digitales.
Proactividad e iniciativa: Capacidad para anticipar necesidades, resolver problemas y tomar decisiones de manera autónoma.
Discreción y confidencialidad: Manejo responsable de información sensible y capacidad para mantener la confidencialidad.
Trabajo en equipo: Habilidad para colaborar con otros y contribuir a un ambiente de trabajo positivo.
Esta lista no es exhaustiva y las tareas específicas pueden variar según las necesidades de la empresa y el puesto en particular.