ADMINISTRATIVO

Prestar apoyo en las actividades administrativas y contables relacionadas con las distintas unidades operativas de las plantas productivas y oficina central.
Asegurar el funcionamiento eficiente y efectivo de nuestras operaciones internas. Este profesional es responsable de desarrollar y mantener sistemas de archivo efectivos, coordinar las actividades de la oficina, asistir en la preparación de informes y documentos, y proporcionar apoyo administrativo a los miembros del equipo según sea necesario.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Ingresar y Recepcionar órdenes de compra de la empresa al sistema Flexline.
.- Mantener registro de las compras.
.- Tramitar exámenes pre-ocupacionales y ocupacionales.
.- Administración y rendición de caja chica; supervisar y controlar al personal de aseo; controlar el uso,
horarios y recorridos de van o vehículos para traslado del personal; manejar los asuntos confidenciales como correspondencia o emisión de documentos de la Gerencia de Operaciones.
.- Encargada de descargar todas las facturas que llegan a través del portal ICONSTRUYE y compartirlas a Contabilidad. Ingresar datos a los sistemas de información relacionados con órdenes de compra, facturas y administración de personal.
.- Encargada de gestionar las compras de insumos de oficina, generar órdenes de compra solicitadas por personal de Planta y enviarlas al proveedor, solicitar aprobación de las órdenes de compra, ingresar recepción de compra o servicio.
.- Descargar todas las facturas que llegan a través del portal ICONSTRUYE y compartirlas a Contabilidad.
.- Enviar a Flexline guías de despacho para facturar (previa solicitud de Comercial), hacer seguimiento a los errores de integración, emitir facturas de venta en Flexline. Contabilizar las facturas de venta, notas de crédito y notas de débito en Flexline. Cargar información de facturas emitidas (y sus derivados) en Maxconsulting y Reporte de CxC de Finanzas.
.- Realizar cualquier tarea adicional instruida por su supervisor, inherente a las funciones propias del área de Administración.
.- Participar en capacitaciones técnicas específicas y legales relacionados con el negocio. Participar en reuniones, entrenamientos, capacitaciones internas, cursos, ferias, entre otros, para incrementar sus competencias y conocimientos del negocio.

Requisitos:
Técnico o Ingeniero en Administración, Finanzas, Contabilidad o un campo relacionado.
Deseable formación adicional en gestión de proyecto.
Se requiere un mínimo de dos años de experiencia en un puesto administrativo o similar.
Debe tener fuertes habilidades de comunicación y ser capaz de manejar múltiples tareas al mismo tiempo.

Conocimientos y Habilidades:
Conocimientos Generales de Administración, Contabilidad y Legislación Laboral.
Se debe poseer habilidades en el uso de software de oficina (MS Office), así como habilidades de gestión del tiempo, atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.