Secretaria de dirección

Secretaria Administrativa Dirección Liceo Andes DuocUC

Ejecutar actividades administrativas en la Dirección de Sede, para contribuir en la entrega de servicios de atención a estudiantes, docentes, y clientes internos y externos, en la organización de reuniones y documentación, cumpliendo los requerimientos de acuerdo con los lineamientos de servicios definidos por Duoc UC y de acuerdo con las exigencias del Ministerio de Educación.

1 Realizar la coordinación de citas y/o reuniones principalmente de la dirección y en ocasiones del resto del equipo de la sede, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección y otras áreas
2 Atender los requerimientos de alumnos que no han sido resueltos en los niveles de coordinación y dirección de carreras y que requieren escalar a alguna subdirección o dirección sede
3 Gestionar solicitudes de algún integrante de la comunidad escolar y derivar su resolución al área correspondiente.
4 Atender los requerimientos de clientes internos y externos, en forma presencial, telefónica o vía correo electrónico; para mantener la entrega de información o documentación relacionada con temas administrativos
requeridos.
5 Realizar la confección de cartas, informes, memorándum u otro tipo de documentación, para mantener el cumplimiento de los requerimientos de la dirección o dar respuesta a requerimientos de alumnos, clientes internos o externos.
6 Ejecutar la recepción, clasificación, distribución y despacho de la correspondencia (externa o mediante valija), para mantener la disponibilidad de información recibida tanto interna como externa.
7 Gestionar la compra de pasajes, alojamiento y arriendos para viajes en las que participe el equipo de Dirección
8 Apoyar en las gestiones administrativas de las otras áreas de la Sede; para contribuir al cumplimiento de las actividades programadas.
9 Coordina agenda de la dirección y subdirecciones, organizando compromisos y actividades (entrevistas, reuniones, comisiones de servicios, entre otros) según requerimientos del área y disponibilidad de horarios, validándolo con la Jefatura.
10 Gestionar rendiciones mensuales de asistencia y recursos asignados desde el ministerio en las fechas estipuladas para ello. Junto con manejar las plataformas disponibles.

Conocimientos: Office nivel intermedio, archivo y clasificación de documentos, redacción y ortografía. Deseable Conocimiento en Sistema de Gestión (SAP).

Manejo de plataformas de gestión Ministerial: SIGE; Carrera Docente; Comunidad Escolar, etc.

Experiencia: trabajo en cargos similares en términos de atención de personas y en el desempeño de funciones en niveles organizacionales de dirección.

Competencias: trabajo colaborativo, orientación a la calidad, proactividad con impacto y compromiso con el servicio Otros deseables: Discreción en el tratamiento de información confidencial.